Персонифицированный учет

Формирование персонифицированных пенсионных сведений о работниках и индивидуальных сведений по начисленному и удержанному налогу на доходы является наиболее кропотливым участком работы бухгалтерии.

Для правильного ведения персонифицированного учета необходимы следующие сведения о сотрудниках организации:

• копии трудовых договоров и договоров услуг, заключенных с физлицами;
• копии паспортов работников, с которыми заключены данные договоры;
• копии ИНН и СНИЛС работников;
• ведомости по расчету заработной платы за каждый месяц;
• банковские выписки с приложенными платежными поручениями, подтверждающие перечисление НДФЛ в бюджет и взносов во внебюджетные фонды;
• заявления на стандартные вычеты от работников;
• справки 2-НДФЛ с предыдущих мест работы сотрудников;
• копии трудовых книжек сотрудников.

Подготовка и отправка сведений в ПФ РФ

Кто должен предоставлять?

Все работодатели любых организационно-правовых форм обязаны наладить персонифицированный учет и предоставлять сведения о работниках в ПФР.

Когда необходимо предоставлять?

Предоставлять сведения в Пенсионный фонд обязательно по каждому кварталу, до 15 числа 2-го месяца, считая после квартала отчета. Например, за 1-й квартал 2014 г. пенсионная отчетность должна быть обязательно предоставлена не позже 15.05.14 г.

Отчетные формы и способ предоставления

В 2014 году вступили в силу изменения, которые затронули порядок расчета и уплаты внебюджетных взносов. Данные изменения нашли отражение в формах пенсионной отчетности. Теперь страхователи предоставляют единую отчетную форму РСВ-1, в которую включили информацию о взносах и индивидуальные сведения. Это было продиктовано необходимостью исключить расхождения между расчетом взносов по организации и индивидуальными сведениями по каждому застрахованному лицу.

Сведения могут предоставляться в печатном виде (на бумаге) либо в электронном виде. Если количество работников фирмы выше 50-ти, то предоставлять сведения можно только по каналам электронной отчетности. Стоит отметить, что даже при предоставлении «бумажных» отчетов сотрудники Пенсионного фонда требуют предоставление дискеты с отчетом, сформированном в программе фонда.

Для того чтобы правильно исчислить и уплатить внебюджетные взносы, на предприятии должен быть организован непрерывный персонифицированный учет, желательно в специальной бухгалтерской программе. Начисление зарплаты и взносов автоматизированным способом позволяет безошибочно исчислить взносы и сформировать отчетность в ПФР. Персонифицированный пенсионный учет неразрывно связан с кадровым делом и требует наличия в организации подготовленных специалистов, даже если число сотрудников невелико.

Подготовка и предоставление сведений по налогу на доходы физлиц в ИФНС

Индивидуальные сведения предоставляются налоговыми агентами (субъектами, на которые возложена обязанность исчисления и удержания НДФЛ) по месту своего налогового учета ежегодно в виде справок 2-НДФЛ. Они формируются отдельно по каждому сотруднику и содержат информацию о начисленных доходах и налогу. В 2014 году форма справки изменилась: теперь в поле кода ОКАТО ставится код ОКТМО.

Сведения, содержащиеся в справках 2-НДФЛ, обязаны полностью соответствовать индивидуальным сведениям персонифицированного учета. Расхождения будут выявлены, и руководителям потребуется пояснить их или внести изменения в отчетность.

Организовать и наладить персонифицированный учет вашей организации, подготовить персонифицированную отчетность для Пенсионного фонда и сформировать индивидуальные сведения можно, обратившись к специалисту. Частный бухгалтер выполнит эту трудоемкую работу в соответствии с действующим законодательством на основе предоставленных копий документов, перечисленных выше.