Главная » Полезная информация » Бухгалтерское обслуживание » Документооборот в торговле
Документооборот в торговле
Документооборот – важная и обязательная составляющая практически любой деятельности, связанной с торговлей, правильная организация которого является гарантией верного и полного отражения всех операций в бухгалтерском и налоговом учете.
Организация документооборота
Несмотря на повсеместную компьютеризацию, предприятия торговли обязаны иметь в распечатанном виде документы, отражающие товарооборот, движение ТМЦ и денежных средств, а также формирование наценки, взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами.
Организация документооборота – задача руководителя предприятия. Правила документооборота должны быть прописаны в учетной политике компании. Вместе с ней руководитель утверждает:
- формы неунифицированных первичных документов, используемых на предприятии;
- формы документов внутренней отчетности;
- периодичность формирования отчетов;
- технологию обработки данных учета.
При организации документооборота учитывают размеры и внутреннюю структуру компании, частоту проведения хозяйственных операций, специфику деятельности. В любом случае правила внутреннего документооборота не должны нарушать действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Организация документооборота предполагает разработку правил формирования и пути движения для каждого документа. С этой целью руководством определяются ответственные лица на каждом этапе создания документа, графики передачи документации в другие структурные подразделения, периодичность составления отчетности.
Каждый документ в организации должен пройти следующий путь:
- создание,
- передача документа в бухгалтерию,
- проверка и обработка документа,
- архивирование.
Основные документы, используемые в торговле
Каждая операция должна быть подтверждена соответствующим документом. Обычно в качестве первичных используют унифицированные формы документов. Если на предприятии по указанию руководства применяются неунифицированные формы первичных документов, они в любом случае должны быть оформлены с соблюдением действующих правил и, как минимум, должны иметь номер и дату составления, информацию об организации в виде ее реквизитов, содержание хозяйственной операции и подпись ответственных лиц с расшифровкой. На СБУ возлагается ответственность за проверку правильности составления первичных документов. Только правильно составленные документы имеют законную юридическую силу и могут быть приняты к учету.
Поступление товара
В торговую компанию товар поступает по товаросопроводительным документам, к которым относят:
- обычную, товарно-транспортную или железнодорожную накладную от поставщика, один экземпляр которой с подписью лица, ответственного за доставку остается в торговой организации;
- счет-фактуру от поставщика;
- акт приемки товара с подписями передающей и принимающей сторон;
- ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству товара.
Пакет документов подшивается к товарному отчету или передается в бухгалтерию отдельно.
Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей
При продаже и перемещении товара оформляются:
- накладные по форме ТОРГ-12 или 1-Т (ТТН) в случае транспортной доставки, с указанием формы оплаты,
- накладные на возврат товара,
- накладные на перемещение товара,
- счета-фактуры,
- кассовые чеки на совершенные и оплаченные операции,
- акты на списание товара.
Ежедневно по каждой торговой точке в конце дня формируются:
- товарный отчет, отражающий остатки товара на начало дня, приход товара, данные о продаже, возвратах, списаниях и передачах товара;
- кассовый отчет, отражающий остаток денежных средств в кассе на начало и конец дня, операции поступления и выдачи денежных средств, подтвержденные кассовой лентой.
Данные кассового и товарного отчетов об операциях за день должны обязательно сходиться. В зависимости от специфики деятельности торгового предприятия товарный отчет может быть подтвержден первичными документами (накладными, актами на возврат, списание и приемку-передачу товара).
К товарному отчету прилагается:
- реестр действующих цен, актуальных на данную дату (прайс-лист);
- ведомость продаж;
- ведомость наценок, если они формируются непосредственно в торговой точке и отчет составляется с учетом;
- ведомость переоценок в течение дня.
Кассовый отчет также в зависимости от специфики деятельности торговой точки может помимо кассовой ленты и отчета ККМ на начало и конец дня содержать приходные и расходные кассовые ордера, ведомость изъятия денежных средств инкассацией.
Ревизии
В любой торговой организации согласно графику, утвержденному руководством, периодически должны проводиться ревизии. При проведении ревизий составляются акты на списание недостач и оприходование излишков товара, которые должны быть подписаны ревизорами и материально-ответственными лицами в месте, где проводится проверка. Данные ревизии также предаются в СБУ для коррекции товарных остатков и начисления заработной платы материально-ответственным лицам.
Отчеты
Для составления финансовой отчетности компании и управленческого учета по распоряжению руководства помимо ежедневного товарного и кассового отчетов могут составляться:
- отчет по формированию наценки;
- отчеты по расчетам с поставщиками и покупателями;
- отчеты по реализации, в том числе и по отдельным товарным группам.
Периодичность составления таких отчетов не регламентируется законодательством и остается на усмотрение руководства.