Eсли первичные документы были утрачены.

 

Какие действия Вы должны предпринять в случае, если первичные документы были утрачены? Установить по чьей вине были утрачены документы. При наличии виновного лица, получить с работника письменные объяснения и принять решение о взыскании. Если виновные лица отсутствуют, нужно создать комиссию, которая будет заниматься установлением причин пропажи или порчи документов. Созданная комиссия оформляет акт, в котором перечисляются все утраченные документы и дается пояснение причин их утраты. Утверждает акт руководитель.

Если документы были утрачены из-за стихийных бедствий и иных обстоятельств непреодолимой силы, то в обязательном порядке требуется получить письменное доказательство, выданное уполномоченными на это органами. При наличии заключений компания может получить отсрочку в предоставлении документов в случае их запроса контролирующими органами.

Процедура восстановления документов законодательством не регламентируется, но по общему правилу восстанавливают документы с действующим сроком хранения.

Восстановление упрощается, если учет велся в электронном виде в бухгалтерской программе. Определяется перечень контрагентов, к которым организация обращается за дубликатами.

Если электронной базы нет, в первую очередь организация обращается в банк с просьбой предоставить выписки и приложения к ним. По выписке определяются движения денежных средств, поступившие суммы от покупателей, оплаты поставщикам, снятие наличных и т.д.

 На основании информации полученной из выписок банка, организация направляет поставщикам и покупателям запросы с просьбой предоставить копии договоров и первичных документы по сделкам.

Восстановив первичные документы, нужно заново сформировать налоговые декларации и бухгалтерскую отчетность. По запросу можно попытаться получить копии отчетов в налоговом органе и фондах. При отказе, а это возможно, потому что налоговые органы не обязаны предоставлять копии сданных отчетов, можно запросить информацию о сданных отчетах с показателями. При полном восстановлении всей документации показатели в отчетности должны совпасть. Если показатели расходятся, значит, первичка в наличии не вся и документально подтвердить расходы и, как следствие, вычеты невозможно. Нужно подать уточненные декларации и доплатить налоги.

В тех случаях, когда компания не может подтвердить то, что расходы в целях налогообложения прибыли достоверны и вычеты обоснованы, проверяющие имеют право определить суммы налогов расчетным методом на основании ст. 31 п. 1 пп.7 НК.

 Кроме того, в этих случаях действует 120 статья НК РФ, согласно которой штраф за отсутствие «первички» составляет от десяти до тридцати тысяч рублей, а занижение налоговой базы – от сорока тысяч рублей.

Как бы то ни было, восстановление документов необходимо.